Hatalı HİTAP kayıtlarının düzeltilmesi için ne yapılması gerekir?

Hatalı HİTAP kayıtlarının düzeltilmesi için ne yapılması gerekir?

Soru:

 Kurumumuza ait Hitap kayıtlarının incelenmesi neticesinde bazı çalışanlara ait hizmet sürelerinin hesaplanmadığı ve 0 olarak görüldüğü tespit edilmiştir.

Bu durumun nedeni ile birlikte hatanın düzeltilmesi için ne yapmamız gerekir?

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamındaki sigortalıların tüm hizmet bilgileri Hizmet Takip Programı (HİTAP) üzerinden takip edilmektedir.

Bu kapsamda 05/12/2017 tarihli ve 30261 sayılı Resmi Gazete ‘de yayımlanan Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına İlişkin Yönetmeliğin 28 inci maddesi ile Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğine, 14/4/2012 tarihinden geçerli olmak üzere, Ek 6 ncı madde olarak eklenmiştir.

Bilindiği üzere HİTAP içerisinde Genel Sorgular başlığı altında Hizmeti Hesaplanamayanlar alanı bulunmaktadır. Bahsi geçen bu alanda herhangi bir nedenle hizmeti hesaplanamayan memurların bilgileri bulunmaktadır. Bu alanı belli sürelerle İ.K personelinin kontrol etmesinde ve hataları düzeltmesinde fayda vardır.

Bu gibi sorunların birden fazla nedeni bulunabilir. Konu ile ilgili olarak SGK tarafından 2021 yılında yayımlanan duyuruda bu kapsamda karşılaşılacak sorunlar ve çözüm süreçlerine yer verilmiştir.

Bu duyuruda;  

“ …Kurumunuzca veri girişleri yapılmasına karşın hizmet süresi ve emeklilik yaşı hesaplanamayan kişilerin bulunması nedeniyle HİZMETİ HESAPLANAMAYANLAR alanı açılmış olup söz konusu alanda kayıtlı olanların hizmet kayıtlarının kurumunuzca incelenerek eksikliklerin tamamlanması, hatalı kayıtların düzeltilmesi gerekmektedir.

Hizmet süresi ve emeklilik yaşı hesaplanamayanlardan çakışan hizmet kayıtlarının hangisi olduğu hususunda Hizmet Takip Programı HİZMET başlığı altında bulunan TÜM HİZMET KONTROL alanından da tespit yapılabilir.

Hizmet hesabı yapılamayan kayıtlarda sık rastlanan hatalar ve yapılması gereken işlemler aşağıda belirtilmiştir.

1-İç içe geçen hizmet sürelerinin olması durumunda:

5510 sayılı Kanun uyarınca sigortalılar, 5510 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (a), (b) ve (c) bentlerinde yer alan sigortalılık hallerinden birden fazlasına aynı anda tabi olmaları halinde, öncelikle 4(c) bendi kapsamında sigortalı sayılacaklardır.

1-1- Girilen kayıtlarda 5510 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamında geçen hizmetleri ile 4(a) ve 4(b) bendi kapsamında geçen hizmetleri arasında iç içe geçen sürelerin olması halinde yapılması gereken:

İlgilinin 4(a) ve 4(b) bendi kapsamında sigortalı hizmetinin ilgili Sosyal Güvenlik İl/Merkez Müdürlüğünden 4(c) hizmeti ile iç içe geçen sürelerin iptal edilerek yeniden hizmetlerinin gönderilmesinin yazılı olarak istenilmesi ve yeni sürelere göre 4(a) ve 4(b) bendi kapsamında sigortalı hizmetlerine ilişkin kayıtların güncellenmesi gerekmektedir.

1-2- Girilen kayıtlarda 5510 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (a) ve (b) bendi kapsamında geçen hizmetlerin kendi aralarında ile iç içe geçen sürelerin olması durumunda yapılması gereken:

Sigortalı hizmetin ilgili Sosyal Güvenlik İl/Merkez Müdürlüğünden iç içe geçen sürelerin iptal edilerek yeniden hizmetlerinin gönderilmesinin yazılı olarak istenilmesi ve yeni sürelere göre 4(a) ve 4(b) bendi kapsamında sigortalı hizmetlerine ilişkin kayıtların güncellenmesi gerekmektedir.

1-3- 5510 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (a) bendi kapsamında geçen hizmetleri ile 4(c) bendi kapsamında yapılan askerlik borçlanma sürelerinin iç içe geçmesi halinde yapılması gereken:

Sigortalının askerlik hizmeti sırasında 4(a) veya 4(c) sigortalısı olması mümkün olmadığından, bu süre içerisinde sigortalılık statüsünün devam ettirilmesi halinde askerlik hizmet süresine rastlayan 4(a) sigortalılık süreleri iptal edilmesi gerektiğinden sigortalı hizmetin ilgili Sosyal Güvenlik İl/Merkez Müdürlüğünden iç içe geçen sürelerinin iptal ettirilerek yeniden hizmetlerinin gönderilmesinin yazılı olarak istenilmesi ve yeni sürelere göre 4(a) sigortalı hizmetlerine ilişkin kayıtların güncellenmesi gerekmektedir.

1-4- 5510 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (b) bendi kapsamında geçen hizmetleri ile (c) bendi kapsamında yapılan askerlik borçlanma sürelerinin iç içe geçmesi halinde yapılması gereken:

Askerlik süreleri sırasında kişiler 4(b) sigortalısı olabileceklerinden borçlanılan askerlik sürelerinin yeniden incelenmek üzere Emeklilik Hizmetleri Genel Müdürlüğü Kamu Görevlileri Tescil ve Hizmet Daire Başkanlığına bu durumu bildirir yazı gönderilmesi gerekmektedir.

1-5- 5510 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamında geçen hizmetleri askerlik borçlanma sürelerinin iç içe geçmesi halinde yapılması gereken:

Hizmet cetveli kayıtlarında askerlik nedeniyle ücretsiz izine ayrıldığına ve terhis sonrası göreve başladığına ilişkin kaydın olmaması durumunda hizmet cetveline ilgilinin ücretsiz izine ayrıldığına ve terhis sonrası göreve başladığına ilişkin kayıtların işlenmesi,

Hizmet cetveli kayıtlarına ücretsiz izine ayrıldığına ve terhis sonrası göreve başladığına ilişkin kayıtlar doğru olmasına karşın borçlanma tahakkukundaki başlama tarihi ücretsiz izne ayrıldığı tarihi takip eden aybaşına (5434 tabi olanlar için) kadar geçen süre ile içiçe geçmesi halinde borçlanma kaydının yeniden incelenmek üzere Emeklilik Hizmetleri Genel Müdürlüğü Kamu Görevlileri Tescil ve Hizmet Daire Başkanlığına bu durumu bildirir yazı gönderilmesi gerekmektedir.

2-Hizmet Cetveli Hizmet sebep kodlarında hata bulunması durumunda:

5510 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamında geçen hizmetlerin programın hizmet cetveli alanına girilmesi gerekmektedir. Bu alanda program hizmet hesabını hizmet sebep kodları ile yapılan bilgi girişleri ile sağlamaktadır. Kod sorgulama alanında hizmet sebep kodlarının sorgulaması yapıldığında sorgulanan sebep kodunun hizmet başlama kodu mu yoksa hizmet bitiş kodu mu olduğu durumu ile nevisi hakkında bilgiye erişebilirsiniz.

a) Nevisi (1) olan kodlar hizmet hesabında hizmeti başlatan kodlardır.

b) Nevisi (2) olan kodlar hizmet hesabında hizmeti sonlandıran kodlardır.

Bu konuda sık rastlanılan hatalar ve örnekler:

2-1- Hizmet cetvelinin ilk kaydının hizmet hesabını başlatan nevisi 1 olan bir kodla başlatılması gerekmekte olup, bu nevi kodu ile başlayan bir kayıt olmaması halinde program hizmet hesabı yapamayacaktır.

Örnek: ilk kaydın AÇIKTAN ATANMA (İLK DEFA) (nevi kodu 1) gibi bir kayıt olması gerekmektedir. Naklen tayin gelen veya giden kaydı veyahut asalet tastiki ile başlaması durumunda hizmet hesabı yapamayacak veya eksik hesaplamasına neden olacaktır.

2-2- Daha önce hizmet hesabını sonlandıran görevden ayrılma kaydı girilmediği halde yeniden göreve başlama kaydının girilmesi halinde program hizmet hesabı yapamayacaktır.

Örnek: Görevde iken askere gitmek üzere aylıksız izine ayrılan bir personel için

657 S.K. 108. MD. 6. FIKRA AYLIKSIZ İZİNE AYRILDI (ASKERLİK NEDENİYLE) (nevi kodu 2)

Askerlik dönüşü göreve başladığında ise;

AYLIKSIZ İZİN DÖNÜŞÜ GÖREVE BAŞLAMA (nevi kodu 1)

Kayıtlarının girilmesi gerekmektedir. Ayrılma kaydı girilmeden tekrar başlama kaydı girilmesi halinde program hizmet hesabı yapamayacaktır.

2-3- Hizmet cetveline art arda hizmet başlatan (nevi kodu 1 olan) bir kayıt girilmesi halinde program hizmet hesabı yapamayacaktır.

Örnek: 632 SKHK ile kadroya atanan bir personelin atanma kaydı aşağıdaki gibi olmalıdır;

657 S.K. GEÇ. 37. MD. UYARINCA SÖZLEŞMELİ İKEN KADROYA ATANDI. (632 S.K.H.K.) (nevi kodu 1)

Kadroya atanması ve sözleşmeli geçen süresinin intibakında değerlendirilmesi halinde ise aşağıdaki hizmet sebep kodu ile giriş yapılabilir.

657 S.K. GEÇ. 37. MD. SÖZ. İKEN KADROYA ATANDI. SÖZ. SÜRE İNTİBAKINDA DEĞERLENDİRİLDİ (632 S.K.H.K.) (nevi kodu 1)

Bu iki kaydın birlikte programa girilmesi halinde program hizmet hesabı yapamayacaktır.

Not: hizmet hesabını başlatan ve sonlandıran hizmet sebep kodları hizmet dökümünde koyu renkli olarak görüntülenmektedir.

3-Askerlik bilgisi alanında yapılan hatalar:

Askerliğini yedek subay olarak yapanların yedek subay okulundan mezun olduğu tarih ile terhis tarihine kadar geçen süre 5510 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamında geçen hizmet olmakla birlikte yedek subay bilgilerinin askerlik bilgileri alanına giriş yapılması gerekmektedir.

Yedek subaylık hizmeti memuriyetten önce geçmiş ise programın özlük alanında bulunan memuriyete ilk başlama tarihi alanına yedek subay okulundan mezun olduğu tarihin girilerek statüsünün bu tarihe göre belirlenmesi gerekmektedir.

Bu konuda sık rastlanılan hatalar

3-1- Askerlik bilgisi alanında Yedek subay nevi ile bilgi girişi yapılırken Başlama Tarihi, Bitiş (Terhis) Tarihi, Yedek subay Okuluna Giriş Tarihi ile Asteğmenliğe Nasp Tarihi olmak üzere dört alanda tarih sorgulanmaktadır. Bu alanlardan daha önce Yedek subay Okuluna Giriş Tarihi ile Asteğmenliğe Nasp Tarihi alanlarının boş geçilmesi halinde program hizmet hesabı yapamayacaktır.

(Bu alanlar bugün itibarıyla zorunlu alan olması nedeniyle program giriş yapılmadan geçilmesine izin vermemektedir, ancak daha önceki girilmiş kayıtlarda bu alanlara giriş yapılmamış ya da hatalı giriş yapılmış olabilir)

3-2- Askerlikliğini yedek subay öğretmen olarak yapanların Başlama ve Bitiş (Terhis) tarihlerinin yanı sıra Kıta başlama ve Kıta bitiş tarihlerinin (bu askeri eğitim dönemi hizmet olmayıp borçlanma kapsamında geçen süredir) muhakkak suretle programa girilmesi gerekmektedir.

3-3 Askerliğini Er Öğretmen olarak yapanlarda ise Başlama ve Bitiş (Terhis) tarihlerinin yanı sıra Kıta başlama ve Kıta bitiş tarihlerinin (bu askeri eğitim dönemi hizmet olmayıp borçlanma kapsamında geçen süredir) mutlaka programa girilmesi gerekmekte olup boş geçilmesi halinde program hizmet hesabı yapamayacaktır.

4- Diğer hususlar

4-1- Hizmet cetveli kayıtlarında sadece polis akademisi öğrencisi, polis meslek yüksekokulu öğrencisi veya askeri öğrenci kaydı olup, öğrenci iken mesleğe nasp edilmeden okuldan ayrılanların kayıtlarının işlenmiş olması halinde öğrencilik süresinin hizmet alınmaması nedeniyle hizmet sürelerinin hesaplanmaması gerektiğinden hizmet cetveline gerekli kodlar doğru şekilde işlenmişse kayıtlarda herhangi bir işlem yapılmasına gerek bulunmamaktadır.

4-2- Memuriyet hizmetinin (5434 s.k. tabi olanlar için) göreve başlama tarihi aybaşından sonra ve görevden ayrılma tarihi yine tam maaş almaksızın aybaşından önce ise (örnek: 17.03.2004-29.03.2004 tarihleri arasında kıst maaş alarak çalışanlar) bu iştirakçilik süresi için hizmet süresi hesaplanmaması gerektiğinden hizmet cetveline gerekli kodlar doğru şekilde işlenmişse kayıtlarda herhangi bir işlem yapılmasına gerek bulunmamaktadır.

5- Hizmeti hesaplanamayanlar listesinin güncellenmesi

5-1- Hizmet Takip Programına web üzerinden manuel giriş yapan kurumların personelinin hizmetinin hesaplanmamasına ilişkin kayıtların düzeltilmesi halinde hizmet döküm kaydının görüntülenmesi ve hizmet süresinin hesaplanması durumunda kişi listeden düşülecektir.

5-2- Hizmet Takip Programına web servis üzerinden kayıt gönderen kurumlar için hizmeti hesaplanamayanlar listesi haftalık güncelleme yapılması sonrasında hatalı kaydı düzeltilenler listeden düşülecektir. Ancak, web servis üzerinden gönderilen kayıt ile personelinin hizmetinin hesaplanmamasına ilişkin kayıtların düzeltilmesi ve bu kez web üzerinden manuel giriş yapılarak hizmet dökümü sayfası kişi bazlı olarak yapılan kontrolde hizmet süresinin hesaplanması halinde de kişi listeden düşülecektir.”

Telegram kanalımıza katılmak için tıklayın >> t.me/iscimemurnet

iscimemur.net’i twitter da takip etmek ister misiniz? Tıklayın